Kontakt:

Tlf: 39 56 13 44

E-mail: bst@bst-nord.dk

To nye kollegaer :-)
15-03-2017
Velkommen til Sven og Thomas
Læs hele nyheden

2010 - Borgerservice vandt arbejdsmiljøpris

​Hvordan kommer man et højt sygefravær til livs?

Godt arbejdsmiljø? Det har de i Borgerservice i Roskilde kommune. Men det har de ikke altid haft. Højt sygefravær var nemlig en af udfordringerne, som kommunesammenlægningerne medførte. I dag er arbejdsmiljøet så godt, at Borgerservice kan se sig selv, som vinder af Roskilde kommunes interne arbejdsmiljøpris 2009

​Efter kommunesammenlægningen i 2007 led Roskilde kommunes Borgerservice under højt sygefravær. 1. januar 2007 var Borgerservice en helt ny afdeling. Folk var blevet samlet fra tre forskellige kommuner og fra forskellige steder internt i kommunen.

Ledelsen havde i den første tid meget fokus på driften og på borgerne. Der skulle træffes hurtige beslutninger, tingene skulle bare fungere og der var ikke tid til at lytte til medarbejderne. Så der var reelt ikke meget medarbejdereindflydelse i starten.

​Det kunne vi ikke se dengang, men nu når vi ser tilbage, kan vi godt se, hvad det var vi gjorde forkert. Den måde vi ledede på i starten var helt nødvendig, det kunne ikke have været anderledes. Men vi kunne godt have stoppet lidt før, fortæller Jette Rasmussen, leder i Borgerservice.

​Fra frævær til nærvær

Fra fravær til nærvær sådan lyder indsatsen, som Borgerservice i Roskilde iværksatte et år efter kommunesammenlægningen.

I foråret 2008 blev der foretaget en kortlægning af arbejdsmiljøet. Anne Lehnschau, erhvervspsykolog hos BST NORD AS interviewede fire grupper medarbejdere.

Kortlægningen viste, at der i tiden efter sammenlægningen var alt for meget fokus på alt det, der ikke fungerede. De dårlige historier kørte rundt og de blev større og større.

​”Faktisk så var det sådan, at på det tidspunkt var det ikke iorden at sige, at man synes, at her var godt at være”

​I det gamle Roskilde kommune var der rådhusbutikken, hvor der sad 15 medarbejdere, som var generalister, men de resterende 50 medarbejdere, der kom udefra, var specialister. I starten var størstedelen af medarbejderne derfor vant til at arbejde indenfor et specifikt område. Mange følte derfor, at de ikke havde nok viden og kompetence til at klare deres arbejdsopgaver tilfredsstillende og at de derfor ikke kunne bidrage med deres evner.

At gå fra at at vide meget på et område til at skulle vide noget om det hele, var en stor udfordring i afdelingen. I det nye Borgerservice skulle alle de borgervente opgaver samt pas og kørekort samles og medarbejderne skulle derfor arbejde som generalister. Det er svært, når man er vant til at være den kloge, som kan svare med det samme borgeren spørger, til at nu ved man faktisk ikke mere end borgeren, men man skal ind og undersøge det. Jette Rasmussen.

Samtidig var det en helt ny måde at arbejde på, så det var en stor mundfuld for rigtig mange. Der var stor utilfredshed og dårlig stemning, der var derfor mange der holdt op. Omkring en tredjedel blev skiftet ud indenfor det første halvandet år.

​Fokus på gode historier, forskelligheder og successer

Efter kortlægningen af arbejdsmiljøet skete der mange ting på mange fronter. Medarbejderne og ledelsen deltog i mange forskellige kurser, foredrag og temabuilding. Vi sagde simpelthen i ledelsen; vi skal have vendt det her, fortæller Jette Rasmussen. Afdelingen i Borgerservice havde de et sygefravær på 11 %, og valgte derfor at gå med på alle de gode initiativer, de kunne komme i tanke om.

Efter sommerferien afholdt Anne Lehnschau MBTI kursus for medarbejderne og ledelsen i Borgerservice. Medarbejderne og ledelsen fik øjnene op for hvordan forskelligheder kan styrke samarbejdet. Det gjorde også, at forholdet blev markant bedre. Man lære at forstå hinandens forskelligheder og styrker. Og at det er okay at være forskellig, fortæller Jette Rasmussen.

Der skulle også fokus på de gode historier. Hver måned uddeler de i Borgerservice derfor en vandrebamse til månedens bedste historie, for eksempel hvis man har dummet sig ’lidt for sjov’ eller hvis man har haft nogle gode oplevelser.

Hver medarbejder har også en lille bog, som de skriver gode historier i, hvis de oplever noget. Især i starten blev det brugt som én af måderne at få vendt fokus på.

​I dag har de heller ikke længere fokus på, at bunkerne vokser og det de ikke lige når. Det er okay, at der er meget at lave, og indstillingen er også, at sådan skal det være, samtidig med at der er accept fra ledelsen i forhold til, at det hele ikke kan nås nu og her.

Vi har ændret måden vi snakker om det på. Fordi der er åbenhed omkring arbejdsbyrden, ligger der ikke et pres på os hele tiden, fortæller June Hartmann Jørgensen, som er borgerservicemedarbejder og sikkerhedsrepræsentant.

Individuelle vagtplaner og øget ansvar

En af de ting der gjorde en stor forskel var, at der blevet lavet individuelle vagtplaner. Der bliver i dag så vidt muligt taget hensyn til, hvem der trives bedst med hvilke typer arbejdsopgaver.

Ved fælles hjælp og ved at alle giver sig lidt, går det op at lave en individuel vagtplan. Vagtplanen er også udtryk for, at der bliver lyttet til medarbejderne og der konkret bliver gjort noget.

Vagtplanen bliver evalueret løbende, hvis der skulle være behov for nogle ændringer for eksempel i forbindelse med MUS og omsorgssamtaler. Vi forsøger at tilrette det, så vi beholder medarbejderne og så de trives” fortæller Jette Rasmussen.

I dag er alle både generalister og specialister. Ting som går på tværs af afsnittene som pas, sygesikring, skat og kørekort skal alle vide noget om. Mens områder som folkeregister, vielser, ejendomsskat og boligstøtte er områder, som medarbejderne i de forskellige afsnit er specialiseret i. Dermed har alle medarbejdere en bred og en specialiseret viden.

Før skulle alle være ansvarlige, men det ved man godt, at når alle er ansvarlige, så er der ingen, der er ansvarlige, siger Jette.

De steder hvor der er højt nærvær, det er steder, hvor folk kan mærke, at de gør en forskel, og det kan være svært at mærke, hvis alle er generalister, for så betyder det ikke så meget, hvis den enkelte medarbejder ikke lige kommer.

Jeg synes det er rart at have et ansvarsområde. Det er rart for en selv at vide, at det her er jeg bare den, der ved noget om,” fortæller June Hartmann Jørgensen.

​Hygge og samarbejde på tværs

Den tredje fredag i måneden afholder de i Borgerservice et afdelingsmøde med fokus på samarbejde og relationer. De er meget opdelte i huset, derfor sidder man ikke ved siden af dem, man plejer at snakke med, men blandet på tværs af afsnittene. Til fredagsmødet uddeler de også vandrebamsen til vinderen af månedens gode historie.

Når der er noget, der popper op for eksempel små irritations-momenter i hverdagen, så mødes de i nærværsgruppen. Der er møde, når behovet er der.

Vi forsøger at få alting på bordet, der går og nager i det daglige lige fra at fordele ansvaret for hvem der husker at fylde papir i kopimaskinen til lidt større områder, fortæller Jette Rasmussen.

​Indvendigt er der også sket mange forbedringer, som har gjort det rart at være i afdelingen. Medarbejderne har blandt andet fået faste pladser, som giver mere ro.

Når man idag går forbi en kollega, så smiler man og når man kommer om morgen, så siger man godmorgen, istedet for bare at gå forbi. I starten gjorde medarbejderne lidt sjov med det. Men i dag er det blevet indarbejdet, så nu gør de det bare, og det gør alverden til forskel, fortæller June.

​Nærvær giver trivsel

Trivselsundersøgelsen i 2009 ser noget anderledes ud end undersøgelsen i 2008, sygefraværet er blevet halveret og udskiftningen er stoppet.

Den store indsats og den deraf øgede trivsel i Borgerservice førte til, at afdelingen modtog Roskilde kommunes interne arbejdsmiljøpris i november 2009.

​"Tonen er helt helt anderledes, man skulle ikke tro, at det var den samme afdeling og de samme mennesker, der var i den"

​Hvad er det I kan se i forhold til tidligere, som har ændret sig? Alt, siger Jette og griner. Folk er blevet gladere for at gå på arbejde og i det hele taget. Folk smiler mere og der er en ro på anden måde i afdelingen, fortsætter June.

Og tillid, tilføjer Jette, for før var der hverken tillid mellem medarbejderne eller mellem medarbejdere og ledelse. Som jeg sagde før, hvis man kom dengang og man kom nu, man ville simpelthen ikke tro, at det var den samme afdeling.

Mirakelkuren i Borgerservice i Roskilde var blandt andet et fokus på folks forskelligheder og styrker, de gode historier samt øget medarbejderindflydelse og ansvar.

Tekst: Lærke Marie Trunjer BST NORD AS

BST NORD A/S

​​CVR: 89747112

Tlf: 39 56 13 44​

E-mail: bst@bst-nord.dk

Abningstider

man - tors: kl. 08:00-17:00

fredag:       kl. 08:00-16:00

Hovedkontor

​Dynamovej 11. 2.th

2860 Søborg

Lars Tornvig, Tlf: 31 23 21 57

 ​

Se alle konsulenter 

i BST Nord A/S og søsterselskabet ArbejdsmiljøCentret A/S.

Afdelinger

Kolding. Olaf Ryes Gade 7 K, 1.​

Stig Holm, Tlf: 26 30 05 44

Randers. Engelsholmvej 26

Pernille Vedsted, Tlf: 31 77 80 82​

Aalborg. Christmas Møllers Vej 17

Tine Brodersen,​ Tlf: 52 13 75 13